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Excel : Encore le meilleur outil d’intelligence d’affaires

Publié le : 22 janvier 2012

Il y a quelques jours, je suis tombée sur un article intitulé : BI’s Dirty Secrets – Why Business People are Addicted to Spreadsheets. Autrement dit: Pourquoi les gens d’affaires sont-ils si interpellés par les tableurs en intelligence d’affaires? Si vous êtes un lecteur assidu de Mon Cher Watson, vous comprendrez que cet article m’a immédiatement interpelée. Je vous propose aujourd’hui un résumé de cet article et vous partage également mes commentaires.

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MS Excel : au sommet des outils utilisés en intelligence d’affaires

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L’article BI’s Dirty Secrets – Why Business People are Addicted to Spreadsheets relève le fait que les spécialistes des technologies de l’information et les vendeurs de logiciels d’intelligence d’affaires réagissent fortement au fait qu’Excel soit l’outil de choix de la majorité des entreprises en matière d’intelligence d’affaires. Quand vient le temps d’expliquer pourquoi, ils répondent que ce sont parce que les gens d’affaires sont réticents aux changements et ne veulent pas faire l’apprentissage d’un nouvel outil, ils disent aussi que les gens d’affaires ne comprennent pas que les logiciels d’intelligence d’affaires sont plus puissants que les tableurs comme Excel et soutendent finalement que les tableurs provoquent des tas d’erreurs et sont l’enfer à gérer.

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Commentaires: Il est vrai que les gens d’affaires sont habitués à travailler avec des tableurs comme Excel et si ces tableurs leur fournissent ce dont ils ont besoin, pourquoi devraient-ils s’intéresser à d’autres logiciels? Jusqu’à maintenant dans ma carrière, il ne m’est pas encore arrivé d’avoir à répondre à un besoin en intelligence d’affaires qui ne pouvait pas être comblé avec Excel. Bien sûr, dans certains cas, on doit ajouter à Excel certains Add-ins mais au final, l’outil procure les résultats escomptés et c’est ce que souhaitent les gens d’affaires. Même lorsque l’entreprise possède des logiciels d’intelligence d’affaires sophistiqués, elle traite souvent une partie de l’information dans Excel puisque son logiciel ne lui offre souvent pas toute la flexibilité voulue pour effectuer certains calculs ou certains traitements de données. Enfin, s’il est vrai que dans bien des entreprises, les tableurs comme Excel sont mal exploités et provoquent des erreurs de calculs, il est possible de créer des outils Excel qui ne produisent pas d’erreurs. Tout est dans l’exploitation et la connaissance de l’outil. Je suis néanmoins d’avis que pour construire des outils sécuritaires et efficaces dans Excel, il faut s’adresser à un expert. Les utilisateurs toutefois, n’ont pas à posséder un bagage de connaissances aussi poussé.

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Les logiciels d’intelligence d’affaires sous-utilisés en entreprise

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Des études ont démontré que bien des entreprises utilisent plus d’un logiciel d’intelligence d’affaires (souvent plus de six logiciels différents). Mais l’une d’entre elle a révélé que les entreprises finissent par n’utiliser que 25% de ces outils.

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Pourquoi?

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Premièrement, les gens d’affaires ont des horaires de travail très chargés et doivent gérer de multiples dossiers simultanément. Comme ils manquent cruellement de temps, ils ont besoin d’avoir une garantie sur le retour sur investissement avant d’apprivoiser un nouveau logiciel. Les tableurs comme Excel sont depuis longtemps l’outil d’analyse et de « reporting’ le plus utilisé en entreprise et les gens d’affaires se disent: « si ce n’est pas cassé, pourquoi le réparer? ».

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Les tableurs comme Excel permettent de permuter les axes de données, les faire pivoter, calculer de nouveaux paramètres et afficher les résultats à l’aide de visuels convaincants. Ce que les gens d’affaires ont besoin plus qu’un d’un nouveau logiciel d’intelligence d’affaires, c’est un outil rigoureux et cohérent, capable de traiter adéquatement les données de l’entreprise pour en extraire l’information utile à la prise de décision. Les tableurs comme Excel peuvent certainement répondre à ces critères.

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Deuxièmement, le passage à des logiciels d’intelligences d’affaires signifient que les gens d’affaires devront dépendre de leur personnel informatique (ou de fournisseurs externes) afin de créer des tableaux de bord, des cubes, des visuels et des rapports. Ces derniers estiment que le processus sera long et pénible. C’est pourquoi  ils préfèrent encore se tourner vers des tableurs comme Excel.

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Commentaires: Il est vrai que le temps requis pour mettre en place des outils d’intelligence d’affaires avec Excel est significativement moins élevé que via l’implantation de logiciels. Qui plus est, le coût est aussi beaucoup moins élevé. Enfin, comme les entreprises doivent continuellement faire face à de nombreux changements, il est primordial que leurs outils de gestion, comme leurs outils d’intelligence d’affaires, puissent être mis à jour facilement afin de refléter ces changements. Jusqu’à maintenant, Excel me semble l’outil le plus simple à utiliser à cette fin.

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Les articles suivants pourraient vous intéresser:

L’utilisation d’Excel en entreprise: pour ou contre?

Résultats du sondage sur l’utilisation d’Excel en entreprise

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Et vous, qu’en pensez-vous?

 


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Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP

Instigatrice du CFO masqué, Sophie Marchand est détentrice d’une M.Sc. en finance corporative, d’un titre comptable CPA, CGA et d’un titre MVP (Most valuable professional) Excel de Microsoft, et cumule plus de 12 années d’expérience dans le milieu des affaires. Elle se spécialise particulièrement en modélisation financière et en intelligence d’affaires. À ce titre, elle développe des modèles financiers rigoureux, des tableaux de bord sophistiqués et des outils de gestion performants. Elle offre ses services en tant que consultante, formatrice et conférencière.

  • répondre Benoit Cormier ,

    Je suis entièrement d’accord avec le fait que dans la majorité des cas ou je suis intervenu, l’utilisation de plusieurs logiciels d’intelligences d’affaires se terminent souvent par un extraction de plusieurs logiciel vers un tableur Excel pour ensuite créer les rapports. Donc, avant d’utiliser des plateformes clé en main, il faut réellement connaître nos besoins, car trop souvent on reviens sur Excel.

    • répondre moncherwatson ,

      Bonjour M.Cormier,

      Merci pour votre commentaire. Je suis d’accord avec vous. Parce que les logiciels intégrés n’offrent souvent pas assez de flexibilité, les gestionnaires (qui ont des besoins qui évoluent constamment et qui sont toujours serrés dans le temps) finissent par mettre en place un fichier Excel qui va retraiter l’information du logiciel en question. La question qu’il faut se poser maintenant c’est : est-ce que l’ensemble du travail aurait pu être fait via Excel? Dans bien des cas, la réponse est oui. Donc, avant d’investir du temps et de l’argent dans ce type de logiciels, il faudrait d’abord réfléchir s’il existe des façons efficaces de construire l’outil dans Excel.

      Au plaisir,

      Sophie

    • répondre Frank ,

      Bonjour,

      Vous pouvez aussi aller une étape plus loin en utilisant Microsoft Excel Services par exemple, c’est à dire utiliser un composant serveur pour pouvoir partager un document Excel à travers votre réseau et travailler on line.

      •Une WebPart d’accès web permet d’afficher des feuilles et classeurs Excel dans un environnement sécurisé sans avoir besoin d’Excel sur la machine client.
      •Les services de calcul Excel effectuent l’ensemble des opérations nécessaires à l’affichage des documents Excel.
      •Les web services Excel (EWS) permettent d’interagir à distance avec le moteur de calcul (ressources consommée au niveau du serveur).
      Cordialement
      Frank

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