Excel: danger!

Si vous vous intéressez le moindrement à Excel, vous avez certainement eu l’occasion de constater qu’il existe deux clans. Les pour et les contre. Ceux qui sont contre l’utilisation d’Excel vous diront que c’est un outil qui peut représenter  un réel danger pour l’entreprise. Je ne peux pas contredire cette affirmation. J’observe, dans plus de 80% des modèles financiers que j’audite, qu’il y a des erreurs importantes ayant des impacts majeurs sur les résultats. Est-ce que je suis prête à condamner Excel pour autant? Certainement pas. Dans cet article, je vous explique les réels dangers d’Excel, comment éviter les pièges, quels sont les outils alternatifs à Excel, qui à mon avis, représentent souvent un plus grand danger encore pour une entreprise et je termine en vous disant quand il est préférable de se tourner vers Excel et quand il est préférable de choisir un autre outil. La clé réside souvent dans la façon dont nous planifions, développons et utilisons Excel et tous ces outils alternatifs. Voici donc les meilleures pratiques dans Excel

Les dangers d’Excel : L’heure juste

Il est vrai que, mal utilisé, Excel peut représenter un outil dangeureux pour une entreprise, dans le sens où les résultats qu’il produira seront erronés et des décisions importantes seront prises sur ces résultats. Évidemment, plus un logiciel est souple, comme l’est Excel, plus il y a de chances qu’un usager fasse des manipulations qui viendront compromettre l’intégrité des résultats que fournit l’outil. En revanche, plus l’outil est flexible, plus il est accessible et permet de faire des analyses beaucoup plus en profondeur. Il suffit de respecter les meilleures pratiques pour l’utiliser convenablement.

Comment éviter les pièges d’Excel ?

Respecter les meilleures pratiques d’affaires dans Excel

Je vous ai déjà parlé des meilleures pratiques d’affaires en modélisation financière dans Excel sur ce blogue. Il va sans dire que le respect de ces normes réduira significativement les risques d’erreurs, améliorera la navigabilité dans l’outil et facilitera la compréhension des usagers.

Avoir recours à des experts qui maîtrisent les meilleures pratiques d’affaires dans Excel

Évidemment, l’art d’élaborer des outils robustes dans Excel ne s’improvise pas. Trop d’entreprises croient à tort que leurs employés ont tout ce qu’il faut pour élaborer des outils robustes et performants. Bien que plusieurs professionnels manipulent Excel tous les jours, ça ne fait pas d’eux des experts. Je donne de la formation Excel aux membres de l’Ordre des CPA du Québec. On pourrait s’attendre à ce que les membres soient tous des experts et rien n’est plus faux. Évitez donc de prendre pour acquis que vous avez les compétences à l’interne, simplement parce qu’un ou quelques employés font des choses qui vous impressionnent dans Excel. Élaborer des outils robustes dans Excel est une expertise en soit.

Formation adéquate des employés afin de faire respecter les meilleures pratiques d’affaires dans Excel

Il m’apparaît évident que les outils Excel que vous utilisez en entreprise pour prendre des décisions sérieuses doivent être élaborés par des experts. Nombreux sont les cas d’entreprises recensés où des décisions importantes ont été prises sur la base d’outils Excel fournissant des résultats erronés et ont mené à des scénarios catastrophes. Même si l’élaboration des outils importants devraient être réalisée par des experts, tous les usagers de ces outils devraient recevoir une formation afin de tirer le maximum de ces outils. De plus, ces mêmes usagers seront peut-être ensuite à même de développer des outils (de moins grande importance) sans l’intervention d’experts.

Protection et validation des données

Les outils élaborés dans Excel, susceptibles d’être corrompus par des usagers, doivent nécessairement disposer de mécanismes de protection et de validation de données.

Les autres solutions : moins dangeureuses ?

Si vous n’utilisez pas Excel pour élaborer vos outils de gestion, vous devrez nécessairement vous tourner vers des logiciels, souvent beaucoup plus dispendieux et pas toujours simples à comprendre ou et à implanter. Il ne faut pas oublier qu’un logiciel, tout comme Excel, devra aussi être paramétrisé et personnalisé pour les besoins de l’entreprise. Il faudra également former le personnel sur ce nouvel outil, un frein souvent majeur à son utilisation et sous-estimé par les leaders d’un tel projet.

Partout, autour du monde, on rapporte que les entreprises ont très peu de succès dans leurs projets d’implantation de logiciels. Voici les principales lacunes rencontrées:

• Les complexités sont mal estimées au départ
• Les projets ne rencontrent pas les objectifs visés
• Les coûts de projets sont beaucoup plus élevés que prévus
• Les échéanciers sont beaucoup plus long que prévus
• Les projets échouent carrément
• Les projets ne rapportent pas les bénéfices escomptés

Quelques citations répertoriées sur le web:

Vous aimeriez créer des états financiers prévisionnels complets et dynamiques dans Excel, capables de se moduler à vos hypothèses, afin d’éclairer vos décisions d’affaires ? Apprenez les meilleures pratiques avec nos formations en modélisation financière.

Quand choisir Excel et quand choisir un autre outil? 

Excel est un outil de choix pour certaines tâches, lorsqu’il est utilisé selon les meilleures pratiques d’affaires, et un outil moins performant pour d’autres. Par exemple, un outil conçu par des experts dans Excel pourrait être utile pour élaborer:

• • Modèle financier
  • Budget
  • Tableau de bord
  • Analyses financières variées
  • Évaluation d’entreprise

Par contre, il serait un mauvais choix pour des outils plus robustes comme un CRM ou un ERP par exemple.

• Excel peut également représenter un bon choix d’outil lorsque l’entreprise désire d’abord faire des tests avant d’implanter un outil plus robuste. Excel, souvent beaucoup plus flexible, permettra de réaliser toutes sortes de tests de sorte qu’une fois le choix du logiciel arrêté, on pourra simplement le paramétriser selon le modèle élaboré et testé dans Excel.

Excel est définitivement le meilleur choix d’outil, lorsqu’utilisé selon les meilleures pratiques d’affaires, quand :

• • Les budgets sont limités (les budgets pour un logiciel robuste ne sont pas du tout du même ordre de grandeur)
  • Les échéanciers sont serrés
  • Les objectifs et ou les projets sont susceptibles de changer continuellement
  • Le projet demande une grande flexibilité et une grande profondeur d’analyse
  • L’entreprise a besoin d’un outil ultra personnalisé pour ses besoins

Formation complémentaire

Êtes-vous aussi bon que vous le pensez avec Excel ? Faites le test ! Vous pourrez ensuite suivre la formation Excel – Mise à niveau qui peut servir de mise à niveau pour les professionnels qui utilisent déjà Excel dans le cadre de leurs fonctions et qui désirent aller plus loin et elle est également un prérequis recommandé pour les formations Excel – Tableaux de bord (niveau 1), Excel O365 – Bienvenue dans l’ère moderne! et surtout, Excel – Modélisation financière (niveau 1).

Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi la formation Excel – Mise à niveau :

La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.