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Doodle: Un outil essentiel à la planification de réunions

Publié le : 5 décembre 2012

Je remarque que Doodle est un outil de plus en plus utilisé chez mes clients et pour cause. Si vous ne connaissez pas encore Doodle, non seulement vous n’êtes pas à la page ;) mais en plus, vous vous privez d’un outil fort utile pour planifier vos réunions.

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DOODLE: À QUOI ÇA SERT?

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En gros, Doodle vous permet de faire un sondage auprès de tous les membres qui doivent assister à votre réunion pour savoir à quel moment ils seraient disponibles. Ensuite, vous n’avez qu’à choisir d’organiser votre réunion au moment où le plus de personnes sont disponibles.

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DOODLE : COMMENT ÇA MARCHE?

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Pour créer un Doodle, vous devez d’abord vous rendre sur leur site web et cliquer sur « Créer un sondage » (voir image suivante).

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Doodle

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Vous devez ensuite indiquer les informations concernant votre réunion (voir image suivante).

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Doodle

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Vous devez également sélectionner les journées où il vous serait possible de tenir cette réunion (voir prochaine image).

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Doodle

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Finalement, vous devez indiquer les heures où pourrait potentiellement se dérouler la réunion pour chacune des journées sélectionnées à l’étape précédente (voir image suivante).

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Doodle

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Cliquez sur « Continuer » (voir image suivante).

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Doodle

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Vous pouvez choisir de récupérer l’URL de votre sondage et d’envoyer ensuite ce sondage par courriel à votre liste de contacts. Dans ce cas, cliquez sur « Terminer » (voir image suivante). Vous pouvez également choisir d’utiliser l’engin d’envoi de messages interne de Doodle. Pour cela, vous devez créer un compte Doodle (voir image suivante).

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Doodle

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Vous obtiendrez ensuite un message comme celui de l’image ci-bas. Il ne vous restera plus qu’à faire parvenir un courriel à vos contacts avec l’URL du sondage (voir image suivante).

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Doodle

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Quand un individu cliquera sur l’URL, il tombera sur une page comme la suivante. Il devra indiquer son nom est ensuite ses disponibilités.

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Doodle

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Doodle

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Il vous sera donc possible de vérifier à quel moment où le plus de personnes seront disponibles et d’organiser votre réunion en conséquence. Voilà qui est plus efficace que d’envoyer des « meeting requests » sans connaître à priori la disponibilité des gens.

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Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP

Instigatrice du CFO masqué, Sophie Marchand est détentrice d’une M.Sc. en finance corporative, d’un titre comptable CPA, CGA et d’un titre MVP (Most valuable professional) Excel de Microsoft, et cumule plus de 12 années d’expérience dans le milieu des affaires. Elle se spécialise particulièrement en modélisation financière et en intelligence d’affaires. À ce titre, elle développe des modèles financiers rigoureux, des tableaux de bord sophistiqués et des outils de gestion performants. Elle offre ses services en tant que consultante, formatrice et conférencière.

  • répondre Valérie ,

    Bonsoir.
    De plus en plus utilisé en France je crois. En tout cas, pas plus tard que la semaine dernière, j’ai répondu à une demande Doodle. Je me suis gardé l’adresse dans mes favoris pour le jour où j’aurai une grosse réunion à organiser.

    • répondre moncherwatson ,

      En effet, au Canada aussi cet outil est de plus en plus utilisé et pour cause!

      Merci pour votre commentaire Valérie,

      Au plaisir,

      Sophie

    • répondre David M. ,

      Bonjour Sophie,

      Toujours aussi intéressants tes articles!
      Pour Doodle, j’ai offert 22 plages de formations à 140 participants en quelques clics. C’est vraiment génial cet outil! Il y a des petits trucs qu’on développe avec le temps comme d’ajouter une colonne avec l’inscription : ancune plage ne me convient.

      • répondre moncherwatson ,

        Bonjour David,

        Merci pour votre commentaire.

        Pour le moment, dans Doodle, quand quelqu’un accepte une date et heure proposées, c’est vert et s’il refuse, c’est rose. On peut donc visuellement voir rapidement quelqu’un qui n’a aucune disponibilité.

        Au plaisir,

        Sophie

      • répondre Virginia ,

        J’utilise Doodle pratiquement chaque semaine. Comme je dois coordonner plusieurs comités avec des membres qui ne travaillent pas avec moi, c’était impossible de convenir d’une date en renvoyant toujours des possibilités différentes, en retournant des courriels «à tout», bref, ça économise du temps. Dernièrement, j’ai voulu instaurer un calendrier de rencontre pour 6 mois et, par le fait même, choisir une journée et une heure qui convenait à tous. J’ai fait un sondage avec Monkey Survey, lorsque la journée idéale a été déterminée, j’ai lancé le sondage Doodle pour obtenir les disponibilités de chacun. L’avantage, c’est que l’on peut retourner consulter ce que nous avons déjà fait et nous voyons qui répond au sondage. De plus, les gens peuvent ajouter des suggestions ou commentaires également.

        • répondre moncherwatson ,

          Bonjour Virginia,

          Merci pour votre commentaire.

          Doodle est en effet un outil fort pratique et tellement simple à utiliser…

          Au plaisir,

          Sophie

        • répondre jerome210 ,

          Il ne faut pas confondre ce doodle avec les doodle que nous propose de façon régulière le moteur de recherche Google. En tous cas, cet outil est vraiment incontournable.

          Merci pour vos articles tous plus intéressants les uns que les autres.

          • répondre moncherwatson ,

            Merci pour vos bons mots à mon endroit Jérôme.

            C’est très apprécié.

            Au plaisir,

            Sophie

          • répondre Danièle Dugas ,

            Diriez vous que vous l’utiliseriez majoritairement dans les cas ou les participants à la réunion sont à l’extérieur de l’entreprise ? Je me demande car la planification des réunions avec Outlook ce fait quand même efficacement lorsqu’on est dans le même  »réseau ».
            Danièle

            • répondre moncherwatson ,

              Bonjour Mme Dugas,

              Merci pour votre question.

              Je vous dirais que Doodle est utile autant pour l’invitation de participants internes ou externes à l’entreprise, mais plus il y a de participants, plus il est utile.

              De plus, Doodle est particulièrement utile en amont d’Outlook. Par exemple, au lieu d’envoyer un « meeting request » à 10 participants sans connaître leur emploi du temps, vous pouvez d’abord faire un Doodle et ensuite envoyer le « meeting request ». Ceci fait en sorte que vous n’aurez pas à renvoyer 5 « meeting request » pour trouver le meilleur moment pour votre réunion (gestion des acceptations et refus).

              J’espère avoir pu vous éclairer.

              Au plaisir,

              Sophie

            • répondre Bruno ,

              Doodle est effectivement un outil intéressant. Pourtant je vous recommande les Spots de SpotUse car ils sont beaucoup plus complets et puissants. Aussi rapide à construire que Doodle, ils permettent aussi de faire tout simplement des réunions en ligne (possibilité de poser plusieurs questions en parallèle, différents types de réponses proposés et possibilité d’argumenter ses réponses), d’avoir plus d’outils de suivis (relance, communication des résultats, …), de se protéger des indélicats qui « pourrissent » régulièrement les sondages (tout est privé), de pouvoir demander le cas échéant des informations aux participants (régime/allergie pour l’organisation d’un repas, le niveau pour une sortie sportive, etc.) ainsi que de gérer facilement ses contacts pour leur réutilisation.
              Et je ne vous parle même pas de la possibilité de se créer des Rôles en fonction des situations (perso, pro, associatif, …), de pouvoir abonner son téléphone à calendrier de SpotUse, etc..
              Et tout ça gratuit et seul l’initiateur a besoin de créer son compte gratuit.
              Allez faire un tour et vous serez probablement séduits…

              • répondre moncherwatson ,

                Bonjour Bruno,

                Merci pour ce partage.

                Le moins qu’on puisse dire, c’est que vous savez être convaincant!

                Je vais assurément aller sur le site.

                Au plaisir

                Sophie

              • répondre Virginie ,

                Bonjour, j’ai besoin d’un conseil : j’ai trois questions à poser à quelques personnes avec plusieurs choix possible (dont une question ouverte), je ne vois pas comment utiliser Doodle dans ce cas .. merci de vos conseils

              • répondre Alfred ,

              • répondre Laurence ,

                Bonjour,
                Lorsque l’évènement est créé, comment faire le lien avec Facebook ? inviter des amis ou un groupe créer sur FB ?
                Je vous remercie d’avance.
                Laurence

                • répondre moncherwatson ,

                  Bonjour Laurence,

                  Je crois que cette application a été retirée par Facebook…

                  Sophie

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