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10 étapes pour mettre en place un processus budgétaire réussi (1 de 2)

Publié le : 16 juin 2013

Dans un environnement de plus en plus compétitif et aux conditions économiques changVeantes, les décisions d’affaires basées sur l’instinct ne sont plus suffisantes. Il faut que les entreprises puissent s’appuyer sur des modèles financiers rigoureux et parmi ces modèles financiers, celui du budget revêt une importance capitable puisqu’il trace le plan que devra suivre l’entreprise pour les prochains 12 mois. Bien sûr, en 2013, le modèle financier budgétaire ne se limite pas à fournir des prévisions financières mais sert également d’outil de simulation pour comprendre les facteurs de risque de l’entreprise et les stratégies possibles à mettre en place pour maîtriser ces risques. Mais quelles sont les étapes à franchir pour s’assurer d’un processus budgétaire efficace?

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1. Planifier et définir le processus budgétaire

Il va sans dire qu’un processus budgétaire ne s’improvise pas. Il faut que l’équipe de direction arrive à définir un plan très précis de ce qui doit être réalisé. Il faut donc qu’elle définisse les grandes étapes du processus, qu’elle identifie les employés qui participeront au processus (en leur attribuant des tâches selon leurs compétences), qu’elle définisse un calendrier des activités clés et qu’elle identifie les éléments qui devront être mesurés dans le cadre du budget. Est-ce qu’un accent sera mis sur la prévision du fonds de roulement, sur l’acquisition d’actifs, sur l’élaboration de nouveaux projets?

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2. Définir la structure de reporting

Souvent, les entreprises se lancent dans un processus budgétaire sans avoir pris le temps d’étudier leur structure de reporting interne. Comme le budget devra éventuellement être soumis à des analyses de variance, pour comprendre les écarts entre ce qui avait été prévu et ce qui s’est réellement passé, la structure du budget doit suivre celle du report des actuels (système comptable). Ainsi, si vous récoltez l’information des ventes par client dans votre système comptable et que vous la présentez par produit dans votre budget, vous aurez du mal à tracer et à expliquer les écarts au fil du temps. Cela dit, il est plus facile d’adapter votre structure de budget à celle de votre système comptable mais au besoin, vous pourriez aussi modifier la façon de collecter vos données dans votre système comptable. De plus, vous devriez déterminer à l’avance le niveau de détail souhaité pour vos prévisions. Voulez-vous prévoir les ventes par client, par produit, par catégorie de produits, par région? Voulez-vous prévoir vos salaires par individu ou par groupe d’expertise? Et ainsi de suite.

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3. Définir les indicateurs de performance critiques

Afin de mobiliser les membres influents de votre équipe autour d’objectifs clairs, il est recommandé de définir des indicateurs de performance à l’étape du budget. Par la suite, vous pourrez, par exemple, rémunérez vos gestionnaires principaux en fonction de l’atteinte de ces indicateurs de performance. Ceci permettra à votre équipe de travailler en collégialité, dans la même direction. Bien sûr, il faut vous assurez que ces indicateurs ne soient pas manipulables par les gestionnaires (à ce sujet, je vous laisse jeter un coup d’oeil à la bd ci-bas). Enfin, il faut aussi vous assurer que les indicateurs de performance seront définis de façon à venir supporter les objectifs du plan stratégique de l’entreprise à moyen et long terme.

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Indicateurs de performance

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4. Choisir l’outil de budgétisation

En 2013, vous avez accès à une panoplie d’outils pour réaliser vos budgets. Dépendamment de votre budget, de la complexité de la structure de votre entreprise, de la volumétrie de vos données, du nombre d’intervenants dans votre processus budgétaire et de votre besoin d’avoir accès ou non à vos données via différentes plateformes, vous choisirez un outil simple comme Excel, ou un outil un peu plus structuré. Peu importe, vous devez d’abord bien définir et comprendre vos besoins et choisir ensuite l’outil qui saura répondre à tous ces besoins.

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5. Former les utilisateurs

Peu importe l’outil retenu, vous devrez vous assurer que les employés qui travaillent à l’élaboration du budget seront en mesure de l’utiliser correctement. De même, vous devrez vous assurez que les utilisateurs du budget seront en mesure de comprendre les rapports fournis par l’outil retenu. Ce point n’est pas à minimiser puisqu’il peut faire toute la différence au niveau du temps requis pour réaliser le budget, de la fiabilité des données fournies lors de l’exercice budgétaire et de la consultation ou non des données clés par les personnes concernées, soit celles qui prennent des décisions importantes chaque jour dans l’entreprise. On a beau avoir accès au meilleur des outils budgétaires, si notre équipe ne sait pas en tirer profit, l’exercice budgétaire perd toute sa valeur.

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SUITE: 10 étapes pour mettre en place un processus budgétaire réussi (2 de 2)

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Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP

Instigatrice du CFO masqué, Sophie Marchand est détentrice d’une M.Sc. en finance corporative, d’un titre comptable CPA, CGA et d’un titre MVP (Most valuable professional) Excel de Microsoft, et cumule plus de 12 années d’expérience dans le milieu des affaires. Elle se spécialise particulièrement en modélisation financière et en intelligence d’affaires. À ce titre, elle développe des modèles financiers rigoureux, des tableaux de bord sophistiqués et des outils de gestion performants. Elle offre ses services en tant que consultante, formatrice et conférencière.

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